Der er flere korte eller forkortede udtryk for at få opmærksomhed i e -mails. En af dem er A/C (pleje), som er beregnet til at angive, hvem der skal handle, når der sendes en besked til flere modtagere. Den bedste måde at bruge aircondition i e -mails er at inkludere den i emnelinjen, da det allerede er klart, hvem meddelelsen er til, hvilket øger sandsynligheden for, at din e -mail bliver læst af den korrekte modtager.
Trin
Metode 1 af 3: Indsættelse af aircondition i en e -mail
Trin 1. Start emnelinjen med A/C
I nogle tilfælde, f.eks. Som svar på en stillingsannonce, har du muligvis kun en generisk firma -e -mail, men du vil være mere direkte og få opmærksomhed fra en bestemt person eller afdeling. Den mest direkte måde at få denne opmærksomhed på er således at skrive "A/C João Silva" om emnet.
Hvis du ikke kender nogen navne, skal du skrive "A/C ansættelseschef" eller "A/C marketingafdeling"
Trin 2. Inkluder andre vigtige oplysninger i emnelinjen
Udover at få opmærksomhed fra en bestemt person eller gruppe af mennesker, kan du også inkludere nogle vigtige detaljer om indholdet af din e -mail. Dette vil gøre det mere direkte og gøre det åbent og læse hurtigere.
Du kan for eksempel sætte: "A/C João Silva re: Marketing vacancy."
Trin 3. Start e -mail -brødteksten med klimaanlæg, når e -mail -emnet er betydeligt langt
Du kan også inkludere en A/C -besked i e -mailens brødtekst eller i et vedhæftet dokument. På den måde adresserer du stadig beskeden til den rigtige person, mens du bruger emnelinjen bare for at angive formålet med e -mailen. Dette kan være nødvendigt, når du svarer på en e -mail, og emnelinjen allerede er oprettet.
- For eksempel kan du sætte titlen "A/C Maria Vieira" i den første linje i e -mailens brødtekst.
- Du kan også inkludere aircondition begge steder (e -mail -emne og brødtekst).
Metode 2 af 3: Beslutning om, hvornår A/C skal bruges
Trin 1. Brug A/C, når du ikke har den ønskede modtagers e -mail -adresse
Hvis du ikke kender personens (eller afdelingens) direkte e -mail -adresse, skal du sende en e -mail til en offentlig kontaktadresse (f.eks. Registreret på virksomhedens websted). Angiv, hvem der skal læse e -mailen i emnelinjen ved hjælp af aircondition.
Trin 2. Brug aircondition på intern kommunikation
Brug A/C, når du skriver et internt notat, der kan være relevant for en bestemt gruppe mennesker i din afdeling, men kræver direkte opmærksomhed fra en eller to personer. På den måde holder du alle informeret, mens du prioriterer de vigtigste modtagere.
Du kan skrive "A/C Maria Silva ref: salgsmål", men sende beskeden til hele salgsteamet
Trin 3. Angiv, at din e -mail er vigtig ved hjælp af PSC -udtrykket
Du kan også angive, at noget har brug for din umiddelbare opmærksomhed ved at bruge udtrykket PSC (For Your Know) i emnelinjen. For eksempel kan du skrive "PSC - Lønningsinstruktioner".
Metode 3 af 3: Sikring af opmærksomhed på dine e -mails
Trin 1. Inkluder en emnelinje
Det er meget vigtigt, at du altid inkluderer en emnelinje i dine e -mails. Dette er din chance for at fremhæve dit budskab og også give nogle detaljer om dit indhold. En e -mail, der ikke indeholder en emnelinje, er mere tilbøjelig til at blive slettet eller gå tabt i indbakken (eller også irriterende modtageren, fordi de er tvunget til at åbne e -mailen for at finde ud af, hvad den handler om).
Trin 2. Skriv en kort emnelinje
De fleste e -mail -programindbakker viser kun 60 tegn i en emnelinje. På en mobiltelefon falder dette tal til et sted omkring 25 til 30 tegn. Ved at vide dette, hold emnet meget kortfattet med de vigtigste oplysninger.
Udtryk såsom A/C og Ref: (henvist til) reducerer antallet af tegn i emnelinjen
Trin 3. Skriv noget af betydning
Folk har en tendens til at slette e -mails, før de overhovedet åbner, fordi de skal håndtere en masse spam -meddelelser og reklamer. Hvis du skriver til en person, du ikke kender personligt, skal du sikre dig, at meddelelsen vil skille sig ud i din indbakke, og det øger dine chancer ved at bruge en kreativ og effektfuld emnelinje.
- Du kan skrive “Jeg vil ikke have noget fra dig”, hvis du leder efter en, du beundrer, men aldrig har mødt personligt, f.eks. En yndlingsforfatter eller en, du er fan af i dit professionelle liv.
- En anden måde er at starte e -mailen med "tjen flere penge ved at øge din kundebase." Dette emne kan hjælpe dig, hvis du leder efter nye forretningskontakter og ønsker, at din e -mail skal åbnes.
Trin 4. Inkluder vigtige detaljer
Det er afgørende, at du altid medtager de vigtigste oplysninger om e -mailens indhold. Hvis du skriver en e-mail til en medarbejder om et projekt, skal du sætte projekttitlen i emnelinjen. På den måde ved din kollega, hvad det handler om og kan prioritere det efter behov.
- Du kan også skrive "Jeg venter på, at du vender tilbage". Dette vil sandsynligvis øge prioriteten af din e -mail til modtageren.
- En anden måde er at skrive noget som "Hurtigt svar: vores forretningsfrokost", hvilket øger chancerne for opmærksomhed ved allerede at angive, at behandlingen af denne besked vil være meget enkel.